Jika Anda menggunakan Microsoft Excel pada PC Windows dan menikmati menggunakan pintasan keyboard untuk meningkatkan produktivitas Anda, Anda harus mempelajari banyak cara di mana F4 dapat menghemat banyak waktu.
Untuk mengikuti saat Anda membaca artikel ini, unduh salinan GRATIS Buku Kerja Excel ini. Setelah Anda mengklik tautan, Anda akan menemukan tombol unduh di sudut kanan atas layar Anda.
Beralih di antara jenis referensi dalam rumus
Ada tiga jenis referensi di Excel – referensi relatif, referensi absolut, dan referensi campuran – dan Anda dapat menggunakan tombol F4 untuk beralih di antara ini saat menghasilkan formula.
Katakanlah Anda mengerjakan biaya tujuh produk di toko Anda, dan Anda perlu menambahkan pajak 20% wajib untuk biaya tersebut.
Untuk melakukan ini, di sel E2, Anda mungkin mengetik:
=SUM(D2+(D2*A2))
dan tekan Enter untuk menambahkan pajak 20% ke biaya dasar.
Namun, jika Anda menyalin formula ini ke sel yang tersisa di kolom E, saat Anda bergerak ke bawah setiap baris, referensi dalam rumus juga akan bergerak ke bawah baris – misalnya, rumus dalam sel E3 akan merujuk sel A3, E4 akan merujuk A4, dan sebagainya.
Ini karena, secara default, referensi Excel relatif, artinya mereka menggunakan posisi relatif yang sama antara tempat Anda mengetik formula dan sel yang mereka rujuk jika Anda menyalin formula ke lokasi yang berbeda.
Terkait
Cara menggunakan referensi relatif, absolut, dan campuran di Excel
Hemat waktu dan referensi sel yang benar saat membuat formula di Excel.
Untuk memperbaikinya, Anda perlu membuat referensi ke Cell A2 Absolute menggunakan tombol F4. Dengan kata lain, bahkan ketika Anda menyalin formula biaya+pajak ke sel lain di kolom D, Anda dapat menggunakan F4 untuk memastikan referensi ke sel A2 tidak berubah.
Pertama, pilih Cell E2, dan tekan F2 untuk mengedit rumus. Kemudian, gunakan tombol panah untuk memindahkan kursor secara langsung sebelumnya, di tengah, atau langsung setelah referensi sel yang ingin Anda perbaiki (dalam hal ini, itu referensi ke sel A2).
Sekarang, tekan F4 sekali untuk beralih jenis referensi ke referensi absolut. Secara instan, Anda akan melihat tanda dolar ($) ditempatkan sebelum kolom dan referensi baris, mengubah “A2” menjadi “$ A $ 2.” Ini berarti bahwa kedua kolom dan referensi baris dalam contoh ini terkunci, jadi ketika Anda menyalin rumus ke sel lain, referensi A2 akan tetap utuh.
Bergantung pada pengaturan keyboard Anda, Anda mungkin harus menekan tombol FN dengan F4 untuk melakukan tindakan yang diuraikan dalam panduan ini. Yang mengatakan, jika keyboard Anda memiliki tombol kunci fungsi, nyalakan atau mematikannya atau tidak sesuai untuk menyelamatkan Anda dari harus menekan tombol FN setiap saat.
Setelah menekan enter, Anda siap untuk menduplikasi rumus yang berisi referensi absolut ke baris yang tersisa. Tekan tombol panah atas untuk kembali ke sel E2. Kemudian, tekan Ctrl+Shift+End untuk memilih sel itu dan sel yang tersisa, kemudian Ctrl+D untuk mengotomasi rumus, aman dalam pengetahuan bahwa referensi ke sel A2 akan tetap konstan.
Lain kali, daripada menekan F4 setelah Anda selesai mengetik rumus, tekan segera setelah Anda mengetik referensi sel dalam rumus untuk mengubahnya menjadi referensi absolut saat Anda pergi.
Kesenangan menggunakan F4 untuk beralih di antara referensi tidak berhenti di situ. Dalam contoh ini, Anda perlu mencari tahu berapa banyak yang diperoleh karyawan Anda setiap tahun dengan menambahkan gaji tahunan mereka ke bonus tetap mereka. Dengan kata lain, Anda ingin menambahkan nilai dalam B2 ke nilai dalam D2 untuk angka 2023 untuk karyawan A, dan kemudian Anda ingin menambahkan nilai dalam C2 ke nilai dalam D2 untuk angka 2024 mereka.
Untuk membuat perhitungan ini, Anda memerlukan referensi ke nilai -nilai di kolom D (bonus tetap) untuk tetap absolut, sementara referensi ke baris (setiap karyawan) dan kolom B dan C (total setiap tahun) harus relatif. Kombinasi referensi absolut dan relatif ini disebut referensi campuran, dan Anda dapat membuat skenario ini menggunakan tombol F4.
Untuk mencapai ini, dalam tipe F2 sel:
=SUM(B2+D2
Sekarang, dengan kursor Anda masih berkedip setelah referensi ke sel D2, tekan F4 tiga kali sehingga hanya referensi kolom (D) yang memiliki tanda dolar yang ditempatkan sebelumnya.
Setelah menutup tanda kurung dan menekan enter, kembali ke sel F2, dan tekan Ctrl+C untuk menyalin rumus. Kemudian, tekan panah kanan untuk pindah ke sel G2, dan tekan Ctrl+V untuk menempelkan rumus. Perhatikan bagaimana referensi kolom gaji beralih relatif terhadap posisi sel (B2 telah berubah menjadi C2), sedangkan referensi kolom bonus tetap ($ D2) tetap sama.
Selanjutnya, pilih sel F2 dan G2 menggunakan panah shift+, tekan Ctrl+Shift+End untuk juga memilih sel yang tersisa, lalu tekan Ctrl+D untuk menduplikasi rumus, aman dalam pengetahuan bahwa referensi baris relatif, karena mereka tidak diawali dengan simbol $.
Ketika Anda mengubah jenis referensi menggunakan F4 pada langkah sebelumnya, Anda akan memperhatikan D $ 2 muncul sebagai salah satu opsi. Jika Anda menggunakan referensi campuran ini, referensi ke baris akan absolut, sedangkan referensi ke kolom akan relatif.
Jadi, secara ringkas, saat mengetik formula, Anda dapat menekan F4 berulang kali untuk bersepeda melalui referensi absolut, campuran, dan absolut.
Terkait
Pintasan Keyboard Excel Terbaik yang Saya Gunakan sebagai Pengguna Daya
Kunci untuk unggul dalam pekerjaan spreadsheet Anda.
Mengulangi tindakan terakhir
Saat Anda tidak mengetik formula, F4 memiliki penggunaan yang berbeda sama sekali yang dapat menghemat banyak waktu.
Dalam contoh ini, Anda telah diminta untuk memasukkan kolom kosong di antara setiap kolom angka yang ada.
Langkah pertama untuk mencapai ini hanya menggunakan keyboard Anda adalah pindah ke sel B1, tekan tombol menu (juga dikenal sebagai tombol aplikasi), lalu tekan I dan masukkan untuk membuka kotak dialog Sisipkan.
Selanjutnya, tekan C dan masukkan untuk memasukkan kolom baru di sebelah kiri kolom B.
Sekarang Anda telah menambahkan kolom kosong antara apa yang sebelumnya kolom A dan B, Anda bisa Ulangi proses ini untuk setiap kolom baru, meskipun urutan pintasan keyboard sudah lama bertele-tele. Di sinilah kekuatan F4 benar -benar berguna.
Pertama, tekan panah kanan dua kali untuk pindah dari sel B1 ke sel D1.
Kemudian, tekan F4 untuk mengulangi tindakan terakhir yang baru saja Anda lakukan (masukkan kolom baru ke kiri).
Kemudian, gunakan yang sama Panah kanan x 2> f4 Urutan untuk berulang kali dan dengan cepat menambahkan kolom baru di antara setiap kolom data yang ada di spreadsheet Anda.
Selanjutnya, mari kita bayangkan Anda telah diberitahu bahwa kolom kosong yang baru saja Anda tambahkan perlu 1 unit lebar. Untuk melakukan ini menggunakan keyboard Anda, pertama, gunakan panah kiri untuk kembali ke sel B1. Kemudian, tekan Alt> o> C> W> 1> ENTER untuk mengubah lebar kolom yang sesuai.
Sekali lagi, urutan pintasan keyboard ini sulit diingat dan dilakukan dengan cepat. Namun, karena F4 memungkinkan Anda mengulangi tindakan terakhir yang Anda lakukan, cukup gunakan panah kanan untuk menuju ke kolom D, tekan F4, lalu pindah ke kolom F, tekan F4, dan sebagainya. Butuh waktu kurang dari lima detik untuk menerapkan perubahan lebar kolom ini ke 14 kolom kosong pertama yang saya buat sebelumnya.
Anda dapat menggunakan F4 untuk mengulangi berbagai tindakan sebelumnya di Excel, seperti mengubah warna atau font font sel, menambahkan atau menghapus perbatasan, atau bahkan menduplikasi pemformatan bentuk atau batang dalam bagan.
Terkait
Pintasan Keyboard Microsoft Excel: Lembar Cheat yang Dapat Dicetak
Pintasan keyboard Excel adalah penghemat waktu yang nyata.
Melakukan dan mengulangi kueri menemukan
Banyak orang tahu bahwa menekan Ctrl+F membuka tab Temukan dari kotak dialog Temukan dan Ganti.
Terkait
Cara menemukan dan mengganti teks dan angka di Excel
Alat Temukan dan Ganti adalah fitur Excel yang kuat dan sering dilupakan.
Kemudian, setelah mengetik kriteria pencarian yang relevan di bidang Find What What, Anda dapat menekan Enter berulang kali untuk menemukan setiap sel yang sesuai dengan kriteria tersebut.
Masalah dengan metode ini adalah bahwa jika Anda ingin membuat perubahan manual pada spreadsheet Anda antara setiap hasil pencarian hanya menggunakan keyboard Anda, Anda harus menekan ESC untuk menutup kotak dialog Temukan dan Ganti, buat perubahan Anda, lalu tekan Ctrl+F untuk meluncurkannya lagi.
Sebagai gantinya, setelah Anda mengetik kueri pencarian, tekan ESC untuk menutup kotak dialog Temukan dan ganti, lalu tekan Shift+F4 untuk melakukan pencarian tanpa meluncurkan kembali kotak dialog Temukan dan Ganti. Setiap kali Anda menekan Shift+F4 selanjutnya, pencarian berlanjut seolah -olah kotak dialog masih terbuka, bahkan jika Anda membuat perubahan signifikan pada konten spreadsheet.
Keindahan menggunakan pintasan keyboard ini adalah bahwa Excel mengingat kueri pencarian terakhir sampai Anda menutup buku kerja.
Tekan Ctrl+Shift+F4 setelah menutup kotak dialog Temukan dan untuk pindah kembali ke hasil pencarian sebelumnya.
Menutup buku kerja atau jendela Excel aktif
Penggunaan terakhir dari kunci F4 melibatkan penutupan buku kerja atau jendela Excel.
Saat Anda menekan Ctrl+F4, buku kerja aktif akan ditutup (jika Anda memiliki autosave diaktifkan) atau meluncurkan kotak dialog Simpan sebagai (jika buku kerja Anda tidak disimpan).
Terkait
Cara Menyimpan File Microsoft Excel secara otomatis ke OneDrive
Ya, Anda dapat membuat Microsoft Excel secara otomatis menyimpan pekerjaan Anda.
Perhatikan bahwa sementara ini menutup buku kerja aktif, jendela Excel tetap terbuka, siap untuk Anda buka lembar kerja baru (Ctrl+N) atau disimpan (Ctrl+O). Jika Anda ingin menutup jendela Excel aktif sama sekali, tekan Alt+F4.
Menggunakan F4 dan pintasan keyboard lainnya bukan satu -satunya cara untuk menghemat waktu saat bekerja di Microsoft Excel. Misalnya, Anda dapat mempersonalisasikan toolbar akses cepat sehingga fitur yang paling banyak digunakan, seperti pemeriksaan ejaan, tempel khusus, pemformatan bersyarat, dan pembekuan panel, dapat diakses dengan satu klik mouse Anda.
