Ingatlah untuk Mencadangkan Obrolan Slack Gratis Anda Sebelum Dihapus

Slack tidak lagi menyimpan pesan dan file ruang kerja Anda selamanya secara default. Slack akan secara teratur menghapus pesan dan file yang berumur lebih dari satu tahun. Jika Anda ingin menyimpan data ruang kerja Anda dengan aman, sebaiknya buat cadangannya. Biarkan saya menunjukkan caranya.

Slack Menghapus Pesan Lama

Untuk akun gratis, Slack memberi Anda dua opsi. Anda dapat memilih untuk menyimpan semua pesan ruang kerja gratis selama satu tahun, atau Anda dapat memilih untuk menyimpannya selama 90 hari. Kedua opsi tersebut memiliki pro dan kontra. Jika Anda memilih opsi pertama, Anda dapat menyimpan pesan lebih lama, namun Slack tidak akan melacak pengeditan pesan atau file yang dihapus. Jika Anda menyimpannya selama 90 hari, Slack akan mengingat editan teks dan file atau teks yang dihapus.

Anda dapat mengonfigurasi cara pesan disimpan dengan menavigasi ke Alat & Pengaturan > Pengaturan Ruang Kerja > Riwayat Pesan. Dan tekan “Perluas.” Anda dapat mengaktifkan pengaturan ini untuk saluran publik, saluran pribadi, dan DM secara terpisah.

Jika tim Anda mengerjakan proyek jangka panjang atau jika Anda tidak ingin kehilangan korespondensi sebelumnya dengan anggota tim Anda, penting untuk membuat cadangan seluruh ruang kerja slack secara bergilir. Jika Anda menggunakan paket gratis, pastikan untuk membuat cadangan setiap 2–3 bulan.

Alternatifnya, Anda bisa mendapatkan langganan berbayar. Pesan-pesan tersebut tidak dihapus secara permanen secara bergilir untuk akun pro. Mereka dapat menyimpan pesan sepanjang masa kerja. Dengan begitu, Slack akan menyimpan pesan, pengeditan, dan penghapusan seumur hidup. Namun Anda dapat terus membaca jika Anda masih menginginkan pencadangan manual ruang kerja Slack karena alasan apa pun.

Apa yang Dapat Anda Ekspor

Akun gratis dan pro mendapatkan opsi ekspor terbatas. Akun Slack bisnis dan perusahaan dapat mengekspor semuanya.

Untuk paket gratis dan pro, Slack membatasi opsi ekspor Anda hanya ke saluran publik. Anda dapat mengunduh semua pesan di saluran publik hingga satu tahun dan mengarsipkan lampiran hingga 90 hari ke belakang. Dengan akun perusahaan dan bisnis, ia akan mengekspor semuanya (saluran pribadi, saluran publik, dan pesan langsung) dari awal ruang kerja.

Alat ekspor Slack dibangun ke dalam klien desktop Slack. Ini mengubah pesan menjadi file JSON atau TXT yang dapat Anda unduh sebagai file ZIP. Anda memiliki opsi antara JSON dan TXT untuk pesan langsung dan saluran pengguna tunggal. Sisanya (termasuk saluran publik dan saluran pribadi) diekspor sebagai JSON.

File JSON ini tidak hanya menyertakan teks dan stempel waktu, namun juga aktivitas pesan (pengeditan dan penghapusan), kanvas, dan jenis pesan.

Cara Mengekspor Obrolan Slack

Mari kita mulai dengan mengklik menu hamburger di sudut atas dan beralih ke File > Pengaturan & Administrasi > Pengaturan Ruang Kerja.

Halaman Pengaturan & Izin akan terbuka di browser. Seharusnya ada tombol “Impor/Ekspor Data” di sudut. Klik dan pilih tab “Ekspor”.

Tergantung pada paket berlangganan Slack Anda, Anda akan melihat daftar apa saja yang termasuk dan tidak termasuk dalam arsip yang diekspor. Saya menggunakan paket gratis, sehingga memungkinkan saya mengekspor saluran publik dan aktivitas aplikasi. Paket saya tidak mencakup saluran pribadi, pesan langsung, atau aktivitas pesan.

Setelah Anda memilih apa yang akan dicadangkan, pilih rentang tanggal. Saya mengunduh seluruh masa kerja ruang kerja, jadi saya memilih “Seluruh Riwayat”. Kemudian klik “Mulai Ekspor.”

Permintaan Anda akan dimasukkan ke dalam antrean di bagian “Ekspor Sebelumnya”. Tunggu hingga statusnya berubah menjadi “Siap Untuk Diunduh”. Anda akan mendapatkan konfirmasi email ketika arsip ekspor sudah siap. Setelah siap, itu akan tetap tersedia di sini selama 10 hari. Plus, Slack akan memberi Anda detail tentang apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam file zip.

Arsip yang baru saja Anda unduh memiliki file dan folder JSON yang diberi label dengan nama saluran publik. Anda dapat mengekstraknya ke dalam folder dan membaca file dengan editor teks seperti Sublime. File JSON yang diberi stempel waktu di folder ini berisi semua pesan yang dikirim pada tanggalnya masing-masing.

Anda dapat membuka file-file ini langsung dengan editor teks. Anda harus membaca kode JSON, tetapi pesannya dapat dilihat sebagai teks biasa di dalam file. Pesan ini juga mencakup pesan bot, aktivitas ruang kerja (orang yang bergabung dan keluar dari saluran atau grup), pesan yang diarsipkan, pin, dan banyak lagi.

Lampiran file itu sendiri tidak diarsipkan karena tetap berada di server Slack. Namun Anda akan menemukan tautan untuk lampiran file di dalam file JSON. Anda dapat menyalin URL file apa pun, menempelkannya di jendela browser, dan mendownloadnya secara langsung. Itu salah satu cara untuk membaca pesan yang diekspor dan mengunduh lampirannya.

Daftar, detail anggota, nama saluran, log integrasi bot, dan kanvas juga disertakan dalam folder yang diekspor. Anda akan melihatnya sebagai file berlabel terpisah di folder utama.

Cara Mengimpor Obrolan Slack

Mari kita cari lagi tab impor/ekspor dan kali ini pilih “Impor dari Slack.” Ada juga tombol kedua “Impor TXT atau CSV”, tetapi kita akan membicarakannya nanti. Secara teknis, fitur ini untuk mengimpor pesan dari satu ruang kerja ke ruang kerja lainnya, namun Anda juga dapat mengimpor pesan lama dari ruang kerja yang sama jika pesan tersebut terhapus.

Impor Dari Arsip

Kami akan mengimpor file zip cadangan yang kami ekspor dan simpan di komputer kami sebelumnya. Mulailah dengan mengklik “Berikutnya” untuk melewati bagian “Tinjau Panduan Impor” (Anda dapat membaca panduan ini jika Anda mau). Kemudian unggah file zip dengan mengklik “Unggah Langsung” dan unggah file tersebut. Klik “Selanjutnya.”

Jika file zip Anda lebih berat dari 2 GB, Anda harus mengunggahnya ke layanan cloud seperti Google Drive dan menempelkan tautan langsungnya ke jendela “Tautan Unduhan Langsung”.

Selanjutnya, Anda dapat memutuskan bagaimana Anda ingin Slack memperlakukan pesan pengguna. Karena Slack mengira Anda mengimpor dari ruang kerja lama ke ruang kerja baru, Slack ingin Anda memutuskan apakah Anda ingin menemukan pengguna yang umum di antara kedua ruang kerja tersebut (melalui email yang cocok) dan menggabungkan pesan mereka. Namun kami mengimpor ke ruang kerja yang sama, jadi kami akan memberi tahu Slack untuk hanya mengimpor pesan mereka jika ada email yang cocok tanpa menggabungkannya. Kemudian klik “Selanjutnya.”

Sekarang kami akan menggabungkan saluran karena kami tidak ingin salinan saluran yang sama beredar. Kemudian klik “Selanjutnya.”

Terakhir, klik “Impor” untuk menyelesaikan prosesnya. Untuk ruang kerja yang lebih kecil, proses ini tidak akan memakan waktu lebih dari beberapa menit.

Jika pesan tidak ditampilkan dengan benar, atau jika duplikat yang tidak diharapkan muncul setelah impor, Anda dapat mengklik “Impor Balik” untuk membatalkan perubahan.

Impor Dari File TXT

Anda juga dapat mengimpor file TXT atau CSV langsung ke klien Slack. File-file ini harus memiliki format tertentu, yang ditentukan pada halaman dukungan Slack, di samping contoh teks. File CSV atau TXT untuk Slack harus memiliki stempel waktu, nama saluran, nama pengguna, dan pesan teks dalam kolom, semuanya dipisahkan dengan pembatas (misalnya, koma).

File JSON yang diekspor tidak akan berfungsi untuk tujuan ini, jadi Anda harus mengonversinya ke format CSV.

Di bagian impor/ekspor, Anda dapat memilih untuk mengunggah file CSV dan mengimpor pesan. Jika terjadi kesalahan, Anda juga memiliki opsi untuk membatalkan perubahan dengan fitur “Rollback”.

Sekarang Anda tahu cara menjaga pesan Slack lama Anda tetap aman meskipun pesan tersebut terhapus secara otomatis oleh kebijakan baru Slack. Ingatlah untuk menyimpan cadangan rutin dan menggunakan fitur rollback jika terjadi kesalahan.