
Baik Anda sedang menulis kontrak, beberapa syarat dan ketentuan, atau surat lamaran, jangan buang waktu mengulangi nama dan kata yang sama di seluruh dokumen Anda. Di Microsoft Word, Anda membuat bidang berulang otomatis, sehingga Anda tidak perlu menduplikasi detailnya secara manual.
Langkah 1: Buat Properti Dokumen
Properti dokumen di Microsoft Word adalah detail tentang file, juga dikenal sebagai metadata. Misalnya, sebuah dokumen mungkin memiliki penulis, subjek, kategori, atau perusahaan yang ditetapkan padanya, dan Anda bisa menyisipkan properti ini ke dalam pekerjaan Anda sebagai bidang teks, atau menggunakannya untuk mencari dokumen di Windows Explorer.
Namun, salah satu cara saya menggunakan alat properti dokumen Word adalah dengan menambahkan bidang teks berulang yang disesuaikan.
Dalam kasus saya, saya sedang menyusun kontrak kerja, jadi saya tahu saya harus mengulang nama perusahaan dan nama karyawan. Saya juga tahu bahwa saya harus mengubah nama karyawan setiap kali ada orang baru yang bergabung, dan alat properti dokumen memungkinkan saya melakukan ini tanpa harus mengubahnya secara manual atau menggunakan alat Temukan Dan Ganti.
Di tab Sisipkan di pita, klik “Bagian Cepat”, dan arahkan kursor ke “Properti Dokumen”. Pindai daftar properti untuk melihat apakah ada kategori yang sesuai untuk detail berulang yang ingin Anda tambahkan. Setelah mengetik beberapa kata pertama dari judul kontrak saya, saya akan mengklik “Perusahaan” untuk menambahkan kolom perusahaan.
Jika Anda menggunakan komputer bisnis, admin Anda mungkin sudah menyiapkan nama perusahaan dalam paket Microsoft 365 Anda, artinya nama perusahaan muncul secara otomatis. Dalam kasus saya, Word menyisipkan yang kosong [Company] bidang ke dalam dokumen saya, dengan tanda kurung siku mewakili teks placeholder yang belum ditimpa.
Untuk menambahkan teks sebelum kolom di awal baris atau setelah kolom di akhir baris, tekan tombol Home atau End. Pastikan Anda tidak secara tidak sengaja menambahkan teks tambahan ke kolom itu sendiri, karena konten ini akan terulang di seluruh dokumen Anda saat Anda menyalin kolom tersebut di tempat lain!
Sekarang saatnya menambahkan bidang karyawan. Karena tidak ada pilihan khusus untuk ini di menu drop-down Quick Parts > Document Property, saya akan mengklik “Abstrak.”
Sebelum saya mengetikkan nama karyawan pada kolom ini, saya ingin mengubah nama field dari Abstrak menjadi Karyawan. Untuk melakukan ini, setelah memilih bidang Abstrak yang baru saja saya tambahkan, saya akan mengklik “Properti” di grup Kontrol pada tab Pengembang.
Di kotak dialog Properti Kontrol Konten, ubah bidang Judul dan Tag agar sesuai dengan jenis data yang ada di dalamnya, dan klik “OK”.
Sekarang, saya dapat melihat bahwa kolom teks saya telah diganti namanya menjadi “Karyawan”. Saya tidak perlu melakukan ini untuk bidang Perusahaan saya, karena ini adalah properti dokumen default yang sudah memiliki nama yang benar.
Terakhir, saya dapat mengklik masing-masing dari dua bidang yang telah saya tambahkan, dan memasukkan detail yang benar.
Langkah 2: Tambahkan Bidang Berulang
Sekarang setelah Anda menyiapkan kolom teks, sekarang saatnya untuk menduplikasinya di seluruh dokumen Anda.
Ada beberapa cara untuk melakukannya, namun metode terbaik adalah memilih bidang dengan satu klik, lalu klik tab nama bidang. Anda akan mengetahui bahwa Anda telah memilih bidang dengan benar ketika bidang tersebut mengadopsi sorotan abu-abu.
Selanjutnya, tekan Ctrl+C untuk menyalin bidang itu.
Sekarang, dengan kursor Anda di posisi di mana Anda ingin bidang tersebut diduplikasi, tekan Ctrl+V.
Perhatikan bagaimana bidang dan teks di dalamnya disalin ke lokasi duplikat ini. Selain itu, bidang teks yang ditempel secara otomatis mengadopsi gaya teks yang saya gunakan di paragraf tersebut, artinya saya tidak harus menggunakan opsi Tempel Spesial.
Karena dokumen saya berisi dua bidang yang ingin saya duplikasi, saya akan membuka panel Clipboard dengan mengklik ikon di sudut grup Clipboard di tab Beranda. Ketika saya memilih masing-masing dari dua bidang saya dan menekan Ctrl+C, keduanya muncul di panel ini, artinya saya cukup mengekliknya setiap kali saya ingin menambahkannya ke kontrak saya.
Papan klip Microsoft Office dapat menampung hingga 24 item, jadi ini adalah teknik yang sangat berguna jika Anda mengulangi banyak bidang berbeda di dokumen Anda.
Langkah 3: Ubah Isi Bidang Berulang
Ketika Anda telah selesai menduplikasi bidang ini di seluruh dokumen Anda, inilah waktunya untuk melihat keajaiban terjadi.
Katakanlah saya ingin mengubah nama karyawan dalam kontrak saya. Untuk melakukan ini, saya bisa mengklik setiap dari bidang Karyawan yang diduplikasi (belum tentu yang asli yang saya buat di awal), dan cukup ubah kontennya. Ketika saya mengklik keluar dari bidang itu, semua contoh bidang itu akan diperbarui agar sesuai dengan perubahan ini.
Bidang duplikat hanya akan diperbarui ketika Anda mengeklik bidang yang Anda ubah. Jangan berharap itu berubah secara real time saat Anda mengetik!
Langkah 4: Simpan Pekerjaan Anda sebagai Templat
Sekarang setelah Anda menyatukan dokumen yang berisi kolom duplikat yang diperbarui secara otomatis, simpanlah sebagai templat untuk digunakan berulang kali. Tekan F12, beri nama yang sesuai pada templat Anda, ubah bidang Simpan Sebagai Jenis menjadi “Templat Word”, dan klik “Simpan”.
Sekarang, saat Anda membuka jendela Word baru, klik “Baru”, dan temukan templat Anda.
Segera setelah Anda mengklik templat untuk membukanya, tekan F12 untuk menyimpannya sebagai Dokumen Word baru. Dokumen Anda sekarang siap untuk Anda ubah bidang teksnya.
Anda juga dapat menambahkan jenis bidang lain ke dokumen Microsoft Word melalui tab Pengembang. Misalnya, Anda bisa menyisipkan daftar drop-down, respons teks biasa, dan kotak centang saat membuat formulir yang bisa diisi untuk dikirim ke orang lain.