Cara mengatur aturan dalam pandangan “baru”

Microsoft Outlook tidak persis memiliki reputasi mudah digunakan. Tetapi versi “baru” dari perangkat lunak, yang merupakan default dalam versi web Outlook, benar -benar merupakan peningkatan dalam hal mengatur aturan untuk kotak masuk Anda.

Mengapa Anda perlu menggunakan aturan

Jika Anda mendapatkan banyak email penting yang termasuk dalam kategori yang berbeda, masuk akal untuk mengurutkannya ke dalam folder yang berbeda untuk menjaga agar kotak masuk Anda tetap teratur. Tetapi jika Anda mendapatkan banyak email, dan Anda secara manual memilahnya menjadi folder yang berbeda, itu akan menyedot banyak waktu dari hari Anda. Itulah mengapa aturan bermanfaat untuk diatur di Outlook, jadi kotak masuk Anda diurutkan secara otomatis!

Cara mengatur aturan dalam pandangan baru

Dalam pandangan “lama”, sistem aturan cukup lurus, tetapi sedikit kikuk, dengan banyak dropdown dan opsi yang agak membingungkan. Namun, aturan dalam pandangan “baru” jauh lebih ramah pengguna dan intuitif untuk diatur. Prosesnya dimulai sama, dengan mengklik kanan pada email yang ingin Anda buat aturan. Perhatikan bahwa Anda tidak dapat mengatur aturan menggunakan aplikasi seluler, tetapi Anda dapat mengaturnya menggunakan versi Outlook berbasis web.

Saat Anda mengklik kanan pada email, menu yang mirip dengan apa yang Anda lihat di Outlook lama (kecuali sedikit lebih modern) akan muncul. Pergi ke Aturan> Buat aturan untuk membuat aturan baru di Outlook, atau klik “Kelola aturan” untuk mengakses menu aturan dan memperbaiki aturan yang ada yang mungkin sudah Anda miliki. Anda juga dapat menemukan menu Aturan dengan menekan tombol Pengaturan, yang terlihat seperti gigi di sudut kanan atas.

Mari kita mulai dengan membuat aturan baru. Saat Anda mengklik “Buat aturan,” Outlook akan secara otomatis mulai mengatur aturan untuk Anda. Tetapi jika Anda memiliki aturan yang berbeda dalam pikiran, atau ingin memperbaiki detail lebih lanjut, Anda dapat mengklik “lebih banyak opsi” untuk melihat semua pengaturan yang tersedia untuk aturan Outlook Anda.

Saya sarankan memberikan aturan Anda judul khusus untuk menjaga hal -hal tetap terorganisir. Outlook akan secara otomatis membuat judul default untuk aturan Anda, tetapi Anda dapat mengubahnya menjadi apa pun yang Anda inginkan di kotak atas di layar pengaturan aturan.

Di bawah judul, Anda dapat menentukan parameter untuk aturan Anda. Anda dapat mengatur semua jenis aturan tergantung pada apa yang perlu Anda lakukan. Anda dapat mengatur aturan bahwa semua email dari individu tertentu, atau domain tertentu, semua dipindahkan ke folder tertentu. Atau Anda dapat mengatur kata kunci tertentu dalam subjek atau badan email yang akan menandai Outlook untuk mengambil tindakan tertentu. Gulir melalui daftar drop-down untuk menjelajahi semua opsi yang dapat disesuaikan. Anda dapat mengatur beberapa kondisi ke satu aturan agar lebih spesifik dengan otomatisasi.

Setelah Anda menentukan apa yang perlu dicari Outlook, Anda perlu mengatur tindakan untuk diambil Outlook setelah menemukan email yang memenuhi kriteria Anda. Tindakan termasuk pindah ke folder tertentu, menandai sebagai sampah, pin ke atas, atau bahkan hanya menghapus email. Yang harus Anda lakukan adalah memilih dari menu dropdown untuk memilih apa yang harus dilakukan Outlook.

Catatan tentang memproses banyak aturan

Setelah aturan diatur, ada dua opsi lagi di bawahnya. Yang pertama adalah “berhenti memproses lebih banyak aturan.” Sederhananya, ini berarti Anda memberi tahu Outlook bahwa setelah menjalankan aturan ini di email, itu tidak boleh mencoba menjalankan aturan lain pada email yang sama. Ini membuatnya sederhana jika Anda memiliki aturan dasar yang tidak berlaku untuk beberapa kasus penggunaan, seperti mengirim semua email dari toko online favorit Anda ke subfolder belanja di Outlook Anda.

Namun, mungkin ada kasus penggunaan di mana Anda ingin Outlook terus memeriksa aturan yang lebih berlaku. Misalnya, katakanlah Anda memiliki aturan yang menandai semua email dengan lampiran, dan juga memiliki aturan yang menghapus semua email dari domain spam. Kemudian Anda mendapatkan email dari domain spam, tetapi juga memiliki lampiran. Anda ingin Outlook menjalankan kedua aturan tersebut untuk memastikan bahwa email lampiran spam ini dihapus seperti seharusnya. Jika Anda melihat bahwa Outlook tidak menyortir email Anda seperti yang Anda harapkan, periksa untuk melihat apakah Anda memproses banyak aturan atau jika Anda mengatur Outlook untuk berhenti.

Opsi kedua di bagian bawah menu Pengaturan Aturan adalah untuk “Jalankan aturan sekarang.” Jika dipilih, Outlook akan segera menjalankan aturan dan mengambil tindakan yang ditentukan pada email apa pun di kotak masuk Anda yang berlaku untuk parameter set Anda.

Mengelola aturan Anda

Setelah Anda mengatur aturan, Anda dapat mengelola, mengedit, memperbarui, dan menghapus aturan Anda kapan saja. Anda dapat mengakses semua aturan Anda dengan mengklik kanan pada email apa pun, menavigasi ke aturan dan memilih “mengelola aturan.” Ini akan membuka menu Aturan, yang mencantumkan semua aturan Anda yang ada. Anda juga dapat mencapai menu yang sama ini dengan mengklik gigi pengaturan di sudut kanan atas dan memilih aturan di bawah menu “Mail”.

Jika Anda pernah menetapkan aturan di Outlook “lama”, Anda mungkin telah memperhatikan bahwa seluruh proses pengaturan aturan ini lebih sederhana dan lebih mudah. UX dan menu lebih ramah pengguna dan memiliki tampilan modern yang lebih bersih. Opsi untuk aturan lebih intuitif dan perangkat lunak sering dapat memprediksi aturan yang Anda coba buat dan dapat melakukan sebagian besar pekerjaan untuk Anda. Biasanya, saya tidak suka ketika versi perangkat lunak “baru” diluncurkan, tetapi Microsoft benar -benar membuat aturan lebih baik dalam pandangan “baru”.