
Ringkasan
- Chatbot AI bekerja paling baik bila digunakan secara strategis untuk tugas-tugas tertentu, bukan sebagai asisten serba guna.
- Setiap chatbot AI (Gemini, Siri, ChatGPT, Claude, dll.) memiliki kekuatan uniknya masing-masing—menjadikannya ideal untuk alur kerja tertentu.
- Bagi beban kerja tingkat makro Anda menjadi alur kerja mikro, lalu tetapkan chatbot AI tertentu yang ahli dalam alur kerja spesifik tersebut.
Chatbot AI mungkin bukan asisten 24/7 yang tak kenal lelah seperti yang dijanjikan oleh perusahaan teknologi, namun dengan pendekatan yang tepat, mereka tetap dapat membantu Anda menjadi lebih produktif dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan. Inilah yang perlu Anda ketahui untuk menggunakan chatbot AI sebagai asisten virtual.
Memahami Asisten Virtual vs. Asisten Digital vs. AI Chatbots
Asisten virtual (VA), dalam pengertian tradisional, mengacu pada pekerja jarak jauh yang memberikan dukungan administratif. Beberapa VA terampil dalam menggunakan alat tertentu dan juga dapat membantu beban kerja kreatif atau teknis. Mereka sebagian besar dipekerjakan oleh para profesional yang sibuk—seperti CEO, pendiri startup, dan VIP—yang membutuhkan bantuan ekstra untuk menjaga kehidupan pribadi dan profesional mereka berjalan lancar.
Orang-orang mempekerjakan VA untuk mendelegasikan tugas-tugas yang lebih biasa dan berulang pada hari itu sehingga mereka dapat memfokuskan pikiran dan energi mereka pada beban kerja yang lebih penting yang memerlukan perhatian penuh mereka. Sekarang, ini mungkin membuat Anda bertanya-tanya, “Bukankah lebih bagus jika kita juga memiliki VA dalam hidup kita untuk membantu tugas sehari-hari dan pekerjaan yang membosankan?” Di sinilah asisten digital berperan!
Alat seperti Google Assistant, Siri, dan Alexa dirancang untuk membantu kami menyederhanakan beberapa tugas sehari-hari dengan perintah suara sederhana. Masalahnya adalah asisten digital ini tidak memahami bahasa alami, dan Anda perlu menggunakan frasa khusus untuk membuat mereka melakukan apa yang Anda inginkan—dan meskipun demikian, kemampuan mereka sangat terbatas. Namun, chatbot AI memecahkan sebagian besar masalah ini.
Berdasarkan Model Bahasa Besar (LLM), chatbot AI seperti ChatGPT atau Copilot dapat terlibat dalam percakapan alami dengan Anda dan memahami apa yang ingin Anda katakan. Hal ini membuat percakapan dengan chatbots semulus percakapan dengan VA sebenarnya. Mereka juga dapat melakukan berbagai tugas seperti pemformatan teks, pembuatan gambar, dan penulisan email. Jadi, apakah itu berarti kita akhirnya hidup di dunia di mana setiap orang bisa memiliki VA digital pribadinya sendiri?
AI Chatbots Dapat Membantu Tugas Asisten Virtual Ini
AI telah berkembang dengan sangat cepat, dan chatbot AI modern seperti ChatGPT, Gemini dari Google, dan Claude dari Anthropic mulai menangani tugas-tugas yang tadinya hanya diperuntukkan bagi asisten manusia. Berikut beberapa beban kerja, yang sering kali disediakan untuk VA, yang dapat Anda lakukan dengan chatbot AI:
Atur Alarm dan Pengingat
Salah satu kegunaan asisten AI yang paling mudah namun berharga adalah mengatur jadwal Anda. Saya benci membuka ponsel saya secara sporadis untuk menyetel alarm, acara kalender, atau pengingat. Saya merasa lebih mudah menggunakan suara saya untuk memberi tahu Gemini agar mengingatkan saya untuk “memberi makan anjing pada jam 7 malam” atau “menelepon editor saya pada jam 8 malam”. Belum lagi, ini sangat berguna ketika Anda sedang mengerjakan sesuatu dan tidak ingin mengganggu diri Anda dengan membuka kunci ponsel Anda.
Teman Berbicara
Terkadang Anda hanya membutuhkan seseorang untuk melontarkan ide—terutama saat mengatasi masalah yang kompleks. Meskipun chatbot AI tidak akan menggantikan percakapan manusia yang bermakna, mereka dapat menjadi papan suara yang sangat baik saat Anda perlu memproses pikiran Anda secara verbal. Saya sering menggunakannya selama proses menulis untuk mengeksplorasi berbagai sudut pandang suatu topik. Ini seperti memiliki Watson di Sherlock Anda!
Meringkas Transkrip Dari Panggilan
Membuat catatan mendetail selama rapat bisa sangat menyusahkan, apalagi mengganggu jika Anda mencoba melakukan percakapan dua arah yang produktif. Di sinilah alat AI dapat mengambil alih rekaman suara, menyalinnya, dan bahkan menghasilkan ringkasan percakapan yang ringkas. Daripada menulis catatan dengan panik, Anda dapat fokus pada diskusi dan membiarkan asisten AI Anda menangani dokumentasinya.
Prioritaskan Daftar Bacaan atau Tontonan Anda
Jika Anda seperti saya, Anda mungkin memiliki antrean artikel, video, dan podcast yang tak ada habisnya yang disimpan untuk dikonsumsi nanti. Masalahnya adalah ketika Anda mulai mempelajarinya, Anda menemukan bahwa banyak dari hal-hal ini tidak berguna dan tidak sepadan dengan waktu Anda. Untungnya, Anda dapat menggunakan asisten AI untuk menganalisis daftar ini (dan isinya) dan menyarankan apa yang harus dikonsumsi terlebih dahulu berdasarkan minat atau tenggat waktu Anda. Ini seperti memiliki mesin rekomendasi Netflix versi Anda sendiri—tetapi untuk semuanya.
Menulis Email dan Dokumentasi Dasar
Andai saja kita bisa menulis “hmm” atau “k” dalam komunikasi profesional kita, namun sayangnya, Anda diharuskan untuk lebih sopan dan pandai berbicara dalam pidato Anda. Untungnya, asisten AI dapat melakukan ini untuk Anda. Berikan saja konteks tentang email atau pesan yang Anda terima dengan apa yang ingin Anda katakan, dan respons profesional akan dibuat dalam hitungan detik. Anda kemudian dapat menyempurnakan atau mempersonalisasikannya sesuai kebutuhan Anda sebelum mengirimkannya. Hal ini menjadikan AI alat yang luar biasa untuk mempercepat pekerjaan komunikasi atau dokumentasi harian Anda, sehingga Anda dapat fokus pada hal-hal yang lebih penting.
Membantu Dengan Blok Kreatif dan Brainstorming
Banyak orang yakin bahwa AI akan menggantikan pekerja kreatif, namun sebagai penulis-pemasar, saya jarang menemukan konten AI menghasilkan tingkat keterlibatan yang saya inginkan. Meski begitu, ini sangat berguna dalam proses kreatif. Meskipun tidak ada rekomendasi yang bagus, namun hal ini dapat membuat kreativitas saya mengalir kembali, yang pada akhirnya membantu saya menjadi lebih produktif.
Memahami Keterbatasannya—Kekurangan AI Chatbots
Meskipun chatbot AI bisa sangat membantu, mereka masih tertinggal dibandingkan VA manusia dalam beberapa bidang penting. Berikut adalah beberapa potensi masalah dengan kondisi chatbot AI saat ini yang membuat mereka menjadi asisten yang membuat frustrasi.
Anda Perlu Menggunakan Beberapa Chatbot AI—Tidak Ada “Satu AI yang Mengatur Semuanya”
Di bagian sebelumnya, saya mencantumkan sejumlah beban kerja tipe VA yang dapat dilakukan oleh chatbot AI—namun, saya harus menyebutkan bahwa satu alat AI tidak dapat melakukan semua ini. Meskipun ada kemajuan pesat dalam teknologi AI, kita belum melihat satu alat pun yang dapat mengatur semuanya. Setiap asisten AI utama—apakah itu Google Gemini, Siri, ChatGPT, Claude, atau Perplexity—memiliki kekuatan dan keterbatasannya masing-masing. Kuncinya adalah mengetahui alat mana yang digunakan untuk tugas tertentu berdasarkan keahlian mereka.
Misalnya, Gemini di Android (atau Siri di iPhone) ditujukan untuk membantu Anda mengelola perangkat rumah pintar, ringkasan email, dan tugas serupa berbasis telepon dengan perintah suara sederhana. Namun, alat-alat ini kesulitan dengan pekerjaan yang membutuhkan pemikiran yang lebih logis dan bernuansa. Di sinilah Anda dapat menggunakan sesuatu seperti ChatGPT atau Claude, yang lebih baik untuk coding, menulis, dan bertukar pikiran secara umum—setidaknya untuk saat ini!
Mereka Tidak Akan Melakukan Pekerjaan Anda untuk Anda
Betapapun canggihnya teknologi AI, ia tidak dapat meniru keahlian unik, penilaian, dan kreativitas Anda. Pikirkan asisten AI Anda sebagai alat pendukung, bukan pengganti kecerdasan manusia. Itu ada di sana membantumu lakukan pekerjaanmu, alih-alih melakukannya untukmu.
Ini dapat membantu dalam melakukan brainstorming atau mengulangi pekerjaan Anda, namun tidak akan (atau tidak dapat) melakukan pekerjaan Anda untuk Anda—setidaknya tidak pada tingkat keanggunan yang Anda bisa. Sebagai perbandingan, seorang VA, terutama jika Anda sudah lama bekerja dengan mereka, akan mengetahui selera dan preferensi Anda dan dapat melakukan beberapa pekerjaan atas nama Anda.
Anda Harus Mengartikulasikan Dengan Sungguh-sungguh Apa yang Anda Inginkan
Sebagai manusia, VA biasanya memiliki banyak konteks dan memahami perbedaan dalam diskusi manusia. Ini pada dasarnya berarti bahwa, bahkan dengan instruksi yang tidak jelas, Anda dapat mengharapkan VA Anda melakukan pekerjaan seperti yang Anda inginkan—terutama jika Anda sudah lama bekerja dengan mereka.
Sebaliknya, alat AI berkembang dengan instruksi yang spesifik dan mendetail. Ada pepatah di komunitas AI: “sampah masuk, sampah keluar.” Perintah yang tidak jelas juga akan menghasilkan respons yang tidak jelas atau tidak membantu. Jika Anda ingin chatbot AI melakukan tugas tertentu, Anda harus jelas tentang apa yang Anda inginkan, mengapa Anda menginginkannya, dan bagaimana Anda ingin melakukannya.
Saat mencoba menjelaskan secara spesifik, Anda mungkin berpikir, “Tidak bisakah saya menyelesaikan pekerjaan lebih cepat jika saya melakukannya sendiri, alih-alih meminta AI melakukannya untuk saya?” Dan ya, dalam banyak kasus, melakukan pekerjaan sendiri akan lebih cepat—terutama jika Anda menciptakan sesuatu yang unik dan unik. Asisten AI menjadi produktif saat Anda menggunakannya untuk mengotomatiskan pekerjaan Anda yang membosankan dan berulang-ulang.
Jadi, Bisakah AI Chatbots Menjadi Asisten Virtual Anda?
Meskipun chatbot AI telah membuat kemajuan luar biasa dalam menangani tugas-tugas yang biasanya dilakukan oleh asisten virtual, mereka paling baik dipandang sebagai alat yang ampuh daripada pengganti VA yang lengkap. Bayangkan chatbot AI sebagai lini dukungan pertama Anda—mereka selalu tersedia, tidak pernah lelah, dan dapat menangani banyak tugas dasar secara instan. Namun, alat-alat ini tidak dapat membantu Anda mengoordinasikan proyek yang kompleks, menangani interaksi klien yang sensitif, atau membantu pemikiran out-the-box. Ini adalah area di mana mendapatkan VA masih merupakan pilihan yang lebih baik!