Saya pertama kali menemukan Microsoft To Do saat bekerja dari rumah. Tugas yang tak ada habisnya, tenggat waktu, dan catatan yang terfragmentasi mulai membebani pikiran saya. Potongan kertas acak, spreadsheet setengah jadi, dan daftar periksa mental tidak banyak membantu mengatasi kekacauan ini.
Saya sedang mencari cara mudah dan sederhana untuk melacak tugas-tugas saya yang bukan Notepad, dan akhirnya menjadi To Do. Sekarang, saya telah mencoba banyak platform dan alat produktivitas, namun saya selalu kembali ke Microsoft To Do, terutama untuk daftar. Eksperimen awal itu akhirnya berubah menjadi kebiasaan jangka panjang yang akan terus saya gunakan.
Apa yang Harus Dilakukan Microsoft?
Aplikasi Microsoft To Do, terkadang disingkat secara informal namun dikenal luas sebagai To Do, menyediakan pusat pusat untuk mengatur tugas pribadi atau profesional. Tata letak intuitif menyambut Anda dengan opsi untuk membuat daftar, mengatur pengingat, menjadwalkan tugas untuk nanti, dan membagi proyek menjadi bagian-bagian yang lebih mudah dicerna.
Preferensi pribadi saya melibatkan memasangkannya dengan Outlook, yang menyinkronkan tugas di seluruh perangkat dan memastikan tidak ada tugas penting yang terlewatkan. Banyak pengguna menyukai tata letaknya yang sederhana, mengingatkan pada daftar tugas yang ditulis tangan, meskipun didukung oleh sinkronisasi cloud yang kuat, yang akan saya bahas nanti.
Untuk mengakses To Do, buka bilah pencarian Windows (atau tekan Windows+S) dan cari Yang Harus Dilakukan. Tekan Enter untuk membuka aplikasi. Jika Anda diminta, masuk ke akun Microsoft Anda.
Menyiapkan aplikasi To Do memerlukan akun Microsoft. Anda dapat menggunakan kredensial yang ada dari Outlook.
Menggunakannya untuk Tugas Harian dan Pengingat
Sekilas Microsoft To Do tampak seperti alat sederhana, dan sangat intuitif dengan desainnya yang sederhana. Namun, ada banyak sekali fitur yang tersedia.
Fitur “Hari Saya” menonjol karena fokusnya pada niat sehari-hari. Layar baru menyambut Anda setiap pagi, membantu Anda mengidentifikasi prioritas untuk hari tertentu. Bagi saya, hal ini penting karena menjelaskan apa yang perlu dilakukan untuk membantu menyelesaikan masalah dan mempertahankan kemajuan yang konsisten.
Anda juga dapat mengatur tanggal jatuh tempo atau pengingat dengan mengetikkan apa yang perlu dilakukan dan kapan, dan program akan menanganinya untuk Anda. Sebagai seseorang yang terus-menerus lupa, memiliki peringatan dan pemberitahuan tepat waktu memastikan saya tidak pernah melewatkan janji atau tenggat waktu.
Salah satu aspek untuk tetap termotivasi mencakup trik psikologis berupa tenggat waktu yang ditentukan sendiri. Menetapkan tanggal penyelesaian yang sewenang-wenang (tetapi realistis) untuk tugas-tugas tertentu memberi Anda sedikit rasa urgensi tanpa terlalu membuat stres (setidaknya bagi saya).
Anda dapat mengklik ikon bintang di sebelah tugas untuk menandainya sebagai penting, dan juga mengurutkan tugas berdasarkan kepentingan, tanggal jatuh tempo, menurut abjad, atau tanggal pembuatan:
Ya, Anda mungkin tidak perlu mengubahnya sepenuhnya. To Do terintegrasi dengan layanan Microsoft lainnya seperti Planner dan Outlook, yang menjaga semuanya tetap sinkron di berbagai platform. Mereka yang merasa nyaman dengan pendekatan penjadwalan pena dan kertas mungkin lebih menyukai desain aplikasi yang minimal. Namun Anda juga dapat menjelajahi kategori berkode warna, berbagi kolaboratif, dan pengaturan khusus untuk mendapatkan pengalaman yang lebih disesuaikan, tanpa membuat kewalahan.
Menggunakan Daftar Individual untuk Berbagai Hal
Beberapa orang suka menyimpan semuanya dalam satu daftar utama, meskipun menurut saya kategori terpisah lebih praktis. Saya lebih suka memulai dengan kategori yang luas, seperti “Pekerjaan”, “Pribadi”, “Belajar”, atau “Rumah Tangga”. Setiap kategori berada dalam daftarnya sendiri, mudah diakses dari panel sebelah kiri seperti yang ditunjukkan di bawah ini:
Anda juga dapat menyeret tugas apa pun dari “Hari Saya” ke daftar lainnya (jangan khawatir, tugas tersebut akan tetap berada di bagian “Hari Saya”, karena hanya disalin).
Subdaftar untuk Subtugas
Daftar “Pekerjaan” saya biasanya terbagi lebih jauh menjadi tugas-tugas terpisah ketika tugas melibatkan beberapa langkah. Subtugas di dalam setiap item tugas memecah tugas yang lebih luas menjadi bagian-bagian yang terpisah dan berukuran kecil.
Pendekatan ini mengubah tujuan-tujuan yang mengintimidasi menjadi serangkaian langkah-langkah yang dapat dikelola:
Anda juga dapat mengunggah file pendukung apa pun untuk membantu menyelesaikan tugas tersebut. Cukup klik “Tambahkan file” di jendela tugas.
Trik lainnya melibatkan pengorganisasian ulang tugas-tugas saya seiring dengan berkembangnya situasi. Terkadang ada tugas besar yang tidak terduga masuk ke kotak masuk saya, menggagalkan rencana awal hari itu. Saya membuka Microsoft To Do, menyeret item baru ke dalam daftar yang benar, dan menetapkan tenggat waktu baru yang sesuai. Pendekatan itu menghindari kebingungan karena saya tidak mencoret-coret catatan tempel atau mengubur tugas di rangkaian email.
Aplikasi ini menjadi semacam pusat komando terpusat untuk semua tanggung jawab profesional dan pribadi. Kalender saya tetap menjadi ruang terpisah untuk rapat dan acara berdasarkan waktu, sementara Microsoft To Do mencakup domain tugas dan pengingat. Keduanya berfungsi bersama-sama, masing-masing memiliki tujuan yang berbeda.
Bagikan Daftar Belanjaan Anda
Baru-baru ini, saya harus merencanakan ulang tahun untuk seorang teman keluarga dan saya akhirnya menggunakan Microsoft To Do untuk membuat daftar. Daftar ini membantu kami tetap teratur dan menyelesaikan semuanya tanpa membuat obrolan grup menjadi terlalu penuh. Untuk membagikan daftar, buka daftar dan klik ikon orang di sisi kiri layar. Dari sini, Anda dapat membuat tautan undangan ke pengguna Microsoft lainnya. Anda dapat melakukan hal yang sama untuk semua jenis daftar (misalnya daftar belanjaan) seperti yang ditunjukkan di bawah ini:
Tinjau Tugas yang Selesai Setiap Minggu
Salah satu peretasan produktivitas favorit saya adalah duduk dan meluangkan waktu untuk membahas semua tugas yang telah diselesaikan sepanjang minggu dan merencanakan tugas apa yang ingin saya selesaikan untuk tugas berikutnya. Untungnya, Microsoft To-Do menyimpan catatan pencapaian Anda, sehingga Anda memindai daftar lengkap untuk mengidentifikasi pola kemajuan atau hambatan. Pertama kali saya melakukan ini, saya menyadari bahwa tugas-tugas tertentu sepertinya sering diulang, jadi saya akhirnya membuat pengingat berulang.
Tip Produktivitas Bonus
Strategi lainnya adalah menggunakan Microsoft To Do dengan teknik produktivitas lainnya, seperti pemblokiran waktu atau Teknik Pomodoro. Aplikasinya sendiri tidak menerapkan blok waktu (namun, Windows memiliki pengatur waktu Pomodoro bawaan), tetapi aplikasi ini melengkapi praktik tersebut ketika saya menjadwalkan hari saya untuk tugas-tugas tertentu. Lima belas menit mengerjakan subtugas, lima menit istirahat, lima belas menit lagi, lalu memeriksa daftar saya dengan cepat untuk menandai apa yang telah saya capai. Sinergi antara waktu terstruktur dan daftar tugas yang disusun membuat saya tetap disiplin.
Akses Microsoft Untuk Dilakukan Di Mana Saja
Seperti disebutkan sebelumnya, satu hal yang sangat saya sukai dari aplikasi To Do adalah aplikasi ini kompatibel lintas platform, sehingga memungkinkan akses yang mudah. Sebuah laptop di kantor pusat. Sebuah tablet di ruang tamu. Telepon di saku saya saat istirahat di luar ruangan. Dimanapun saya berada, saya dapat mengakses daftar saya di mana saja. Semua perangkat tersebut disinkronkan melalui cloud Microsoft, sehingga saya dapat memeriksa berbagai hal sepanjang hari.
Microsoft To Do telah mengubah cara saya mendekati organisasi, menawarkan sistem yang mulus dan intuitif yang menyesuaikan dengan kebutuhan saya. Baik itu tugas pekerjaan, tujuan pribadi, atau proyek kolaboratif, semuanya tetap pada jalurnya—sehingga saya dapat fokus pada hal yang benar-benar penting.
