
Sebagian besar pengguna hampir tidak memanfaatkan potensi penuh dari Google Kalender. Mereka melewatkan rapat, menghadapi konflik penjadwalan, dan merasa kewalahan dengan terlalu banyak acara. Jika Anda menggunakan Google Kalender untuk mengelola tugas pekerjaan, rencana pribadi, atau tujuan jangka panjang, berikut beberapa tips untuk membantu Anda memaksimalkannya.
1 Buat Acara Langsung Dari Gmail
Setiap pertemuan dimulai dengan email. Bayangkan betapa bermanfaatnya mengubah email menjadi acara kalender dengan mudah. Ya, Gmail memungkinkan Anda melakukan itu. Fitur ini secara otomatis mengekstrak detail seperti tanggal, waktu, lokasi, dan lainnya dan menambahkannya ke Google Kalender. Anda kemudian dapat mengedit detail acara untuk melakukan penyesuaian.
Untuk membuat acara, buka email berisi detail rapat di Gmail, klik tiga titik vertikal di kiri atas, dan pilih “Buat Acara”. Ini akan membuka jendela acara baru di Google Kalender. Dari sana, Anda dapat memperbaiki kesalahan apa pun, menambahkan lebih banyak peserta, dan membuat perubahan lainnya. Setelah Anda selesai, klik “Simpan.”
2 Tampilkan Zona Waktu Sekunder
Jika Anda bekerja jarak jauh dengan tim yang tersebar di zona waktu berbeda, menjadwalkan rapat bisa jadi sulit karena perbedaan waktu. Untuk mempermudahnya, Google Kalender memungkinkan Anda menampilkan zona waktu sekunder, yang menunjukkan waktu untuk beberapa lokasi, yang membantu Anda berkoordinasi dengan orang-orang di berbagai belahan dunia.
Untuk mengaktifkan zona waktu sekunder, klik ikon roda gigi di pojok kanan atas dan pilih “Pengaturan”. Selanjutnya, buka tab “Zona Waktu” di bawah Umum, centang kotak “Tampilkan Zona Waktu Sekunder”, dan pilih zona waktu yang ingin Anda tampilkan. Anda sekarang akan melihat dua kolom waktu di sumbu waktu Google Kalender, yang menunjukkan waktu untuk kedua zona waktu.
3 Atur Beberapa Pemberitahuan Acara
Pernahkah Anda menerima pengingat hanya untuk melupakannya dan melewatkan rapat atau tenggat waktu? Untuk menghindari hal ini, Anda dapat mengatur beberapa notifikasi agar suatu acara diingatkan pada interval yang berbeda. Ini akan membantu Anda tetap mengikuti jadwal Anda.
Untuk mengaktifkan beberapa notifikasi acara di kalender tertentu, klik ikon roda gigi di pojok kanan atas Google Kalender. Pilih kalender yang ingin Anda ubah, lalu navigasikan ke “Pemberitahuan Acara”. Klik tombol “Tambahkan Pemberitahuan” dan pilih seberapa jauh sebelumnya Anda ingin menerima pengingat tambahan.
4 Mentransfer Kepemilikan Suatu Acara
Pernahkah Anda membuat sebuah acara tetapi kemudian harus menjauh, meminta orang lain untuk membuat ulang acara tersebut? Tidak perlu untuk itu! Google Kalender memungkinkan Anda mentransfer kepemilikan acara. Pemilik baru kemudian dapat mengelola undangan, membuat perubahan, dan mengirimkan pembaruan kepada peserta tanpa memulai dari awal.
Untuk mentransfer kepemilikan, buka acara di Google Kalender, klik tiga titik vertikal, pilih “Ganti Pemilik”, masukkan email pemilik baru, dan klik “Ganti Pemilik”. Pemilik baru tidak perlu terdaftar sebagai tamu agar transfer dapat dilakukan. Anda dapat menyerahkan kepemilikan kepada siapa pun selama Anda mengetahui alamat emailnya.
5 Redupkan Peristiwa Sebelumnya untuk Kejelasan
Salah satu cara mengurangi kekacauan di Google Kalender adalah dengan meredupkan acara yang sudah lewat. Dengan menurunkan kecerahan acara yang telah terjadi, Anda dapat dengan mudah membedakannya dari acara yang akan datang. Ini memungkinkan Anda fokus pada hal selanjutnya. Hal ini sangat membantu ketika mengelola jadwal sibuk atau tim besar dengan acara yang mengisi setiap slot waktu.
Untuk meredupkan acara yang lalu, klik ikon roda gigi di pojok kanan atas dan buka “Opsi Tampilan” di bawah Umum. Lalu, centang kotak di samping “Kurangi Kecerahan Peristiwa Masa Lalu”. Setelah acara berlalu, acara tersebut akan meredup secara otomatis, memberi Anda isyarat visual untuk mempersiapkan acara berikutnya.
6 Jaga Privasi Acara Pribadi Anda
Kita semua memiliki janji pribadi untuk dikelola di tengah jadwal kerja kita yang sibuk. Kami perlu menambahkan ini ke Google Kalender untuk mencegah orang lain menjadwalkan pertemuan secara tidak sengaja selama waktu pribadi, yang dapat menyebabkan konflik. Namun, Anda mungkin tidak ingin orang lain melihat detail kejadian ini. Untungnya, Google Kalender punya solusinya.
Anda dapat mengatur acara pribadi Anda menjadi pribadi, sehingga orang lain dapat melihat waktu dan judulnya tetapi tidak melihat detailnya. Untuk menjadikan acara bersifat pribadi, cukup sesuaikan pengaturan visibilitasnya saat membuat atau mengeditnya. Klik acara tersebut, klik ikon pensil untuk mengeditnya, dan pilih “Pribadi” dari menu tarik-turun di atas kotak deskripsi.
7 Tambahkan Acara Dengan Perintah Suara
Dengan Asisten Google, Anda dapat dengan cepat menambahkan acara ke Google Kalender menggunakan perintah suara. Ini adalah cara sederhana dan nyaman untuk menjadwalkan janji temu saat bepergian, sehingga menghemat waktu dan tenaga Anda. Di Android, ketuk lama tombol beranda untuk membuka Google Assistant atau Gemini, asisten baru yang didukung AI.
Kemudian, Anda dapat mengucapkan, “Saya ingin menambahkan acara ke Google Kalender”, dan Anda akan dimintai rincian acara, seperti judul, waktu, peserta, dan lainnya. Setelah Anda memberikan informasi, acara tersebut secara otomatis ditambahkan. Jika Anda membuat acara untuk pertama kalinya, Anda mungkin diminta untuk menghubungkan asisten ke Google Workspace, kecuali Anda sudah melakukannya.
8 Tautkan Google Kalender Dengan Aplikasi Lain
Untuk mendapatkan manfaat maksimal dari Google Kalender, tautkan kalender tersebut dengan aplikasi lain yang Anda gunakan, seperti Slack, Google Keep, dan Zoom. Hal ini memungkinkan aplikasi ini mengakses jadwal Anda secara otomatis dan memperbarui status Anda. Misalnya, jika Anda mempunyai jadwal rapat, Slack akan secara otomatis menampilkan status Anda sebagai “Sedang Rapat”, sehingga Anda tidak perlu memperbaruinya secara manual.
Proses integrasi bervariasi tergantung pada aplikasinya. Misalnya, untuk menambahkannya ke Slack, buka Slack, klik “Tambahkan Aplikasi”, dan cari Google Kalender. Setelah Anda menemukannya, klik “Google Kalender” di hasil pencarian, dan itu akan ditambahkan ke Slack secara otomatis. Jika Anda ingin mengintegrasikan Kalender dengan aplikasi lain, kunjungi situs web aplikasi untuk petunjuk detailnya.
9 Kuasai Pintasan Keyboard Kalender Google
Google Kalender menawarkan serangkaian pintasan yang dapat membantu Anda menjadwalkan, mengedit, dan mengelola acara dengan cepat. Daripada menavigasi menu, Anda dapat menggunakan pintasan keyboard sederhana seperti menekan “C” untuk membuat acara baru, “Q” untuk jendela pembuatan acara cepat, dan “G” untuk melompat ke tanggal tertentu.
Bagian terbaiknya adalah Anda tidak perlu mengingat pintasan ini—cukup tekan tombol “?” kunci, dan Google Kalender akan menampilkan daftar semua pintasan yang tersedia.
Google Kalender adalah alat canggih untuk mengatur hari Anda dan menjadwalkan acara. Untuk memaksimalkannya, Anda harus mengingat tips di atas. Merencanakan segala sesuatunya terlebih dahulu di Google Kalender membantu mengurangi stres dan meningkatkan produktivitas Anda. Jika digunakan dengan cerdas, Anda tidak akan pernah melewatkan tenggat waktu lagi!