Salah satu kelebihan menggunakan Excel adalah kurva pembelajarannya yang konstan. Bahkan bagi para profesional paling berpengalaman sekalipun, selalu ada lebih banyak petunjuk dan tips yang dapat kami ambil untuk meningkatkan keahlian spreadsheet kami. Inilah beberapa favorit saya.
1 Sembunyikan Data tetapi Pertahankan Sel
Mengejutkan bahwa Excel tidak memiliki perintah langsung untuk menyembunyikan data di sel yang terlihat, karena fungsi ini memiliki banyak kegunaan.
Dalam peta panas Excel ini, yang menunjukkan posisi dari mana gol telah dicetak, sel-sel berwarna yang berbicara, jadi saya tidak perlu menampilkan angka-angka yang sesuai.
Demikian pula, skor dalam tabel ini diperoleh dari penghitungan yang tidak berisi nilai numerik apa pun—selain untuk tujuan perbandingan—dan bilah data dalam tabel ini memberi saya gambaran yang jelas tentang perbandingan karyawan. Akibatnya, skor keseluruhan tidak perlu terlihat.
Saat saya mencetak lembar informasi ini, saya ingin gaji karyawan disembunyikan, karena ini informasi sensitif.
Untuk menyimpan sel-sel tersebut tetapi menyembunyikan datanya, setelah memilihnya, klik peluncur kotak dialog “Format Angka” di sudut grup Angka di tab Beranda.
Kemudian, klik “Kustom” di menu sebelah kiri, dan ketik ;;; (tiga titik koma) ke dalam bidang Type.
Ketika Anda mengklik “OK”, angka-angka di sel yang dipilih akan hilang, meskipun datanya masih ada.
Jika suatu saat Anda ingin melihat data atau rumus yang Anda sembunyikan, pilih sel dan lihat bilah rumus di bagian atas spreadsheet Anda.
2 Ubah Data Numerik menjadi Teks Representatif
Ada banyak cara untuk menghasilkan teks berdasarkan data, termasuk fungsi XLOOKUP, pemformatan bersyarat, dan fungsi SWITCH. Namun, banyak dari teknik ini memerlukan kolom terpisah untuk data dan teks perwakilannya.
Di kolom D lembar data ini, saya ingin Excel mengubah angka positif menjadi “LABA”, angka negatif menjadi “RUGI”, dan angka nol menjadi “BREAK EVEN”.
Jika Anda ingin melakukan hal yang sama, pilih dan klik kanan sel yang relevan, dan klik peluncur kotak dialog “Format Angka” di grup Angka di tab Beranda.
Sekarang, setelah mengklik “Kustom”, ketik “LABA”; “RUGI”; “BREAK EVEN” ke dalam kolom Type, pastikan Anda menggunakan tanda kutip ganda di sekitar setiap frasa dan titik koma untuk memisahkannya. Penting juga bagi Anda untuk mengetikkan frasa dalam urutan ini—yang pertama untuk bilangan positif, yang kedua untuk bilangan negatif, dan yang ketiga untuk nol.
Saat Anda mengklik “OK”, angkanya akan berubah menjadi kata yang Anda tetapkan di langkah sebelumnya, sehingga memudahkan Anda menilai data dalam sekejap.
3 Memotong, Menyalin, Mengganti, dan Menyisipkan Sel, Baris, dan Kolom
Sudah terlalu lama saya menggunakan beberapa langkah untuk memindahkan, menyalin, dan menyisipkan sel, baris, dan kolom di sekitar spreadsheet saya. Ketika saya menyadari bahwa saya dapat menggunakan mouse sambil menekan satu atau dua tombol pada keyboard, hal ini secara signifikan mempercepat pengorganisasian data saya.
Ganti: Klik dan Tarik
Untuk mengganti konten sel, baris, atau kolom dengan yang lain, cukup pilih, klik, dan seret ke tempat yang Anda inginkan. Lalu, klik “OK” ketika Excel mengingatkan Anda bahwa Anda akan mengganti beberapa data.
Salin dan Ganti: Ctrl, Klik, dan Tarik
Untuk menduplikasi konten sel, baris, atau kolom yang datanya sudah dimasukkan, pilih sel, baris, atau kolom yang relevan, tahan Ctrl, dan seret ke lokasi salinannya. Anehnya, saat Anda melakukan tindakan ini, Excel tidak mengingatkan Anda bahwa Anda akan mengganti beberapa data, jadi pastikan ini benar-benar yang ingin Anda lakukan sebelum melakukannya!
Potong dan Sisipkan: Shift, Klik, dan Tarik
Jika Anda ingin memampatkan konten sel, baris, atau kolom di antara data yang ada tanpa menggantinya, tahan Shift sambil mengeklik dan menyeretnya.
Salin dan Sisipkan: Shift+Ctrl, Klik, dan Tarik
Terakhir, untuk membuat salinan sel, baris, atau kolom tanpa kehilangan data apa pun dalam prosesnya, tahan Shift dan Ctrl sambil mengeklik dan menyeret data.
4 Ulangi Tindakan Terakhir Anda
Mungkin Anda familiar dengan alat Format Painter, yang menduplikasi pemformatan dari satu area Excel ke area lainnya. Selain itu, jika Anda mengklik dua kali ikon Format Painter, Anda dapat menerapkan pemformatan ke banyak area terpisah di spreadsheet Anda.
Cara serupa (tetapi yang penting, sedikit berbeda) untuk mencapai duplikasi adalah dengan kunci F4. Jika Format Painter menyalin semua pemformatan dari sel atau sel yang dipilih, F4 mengulangi tindakan terakhir, termasuk menempelkan, menyisipkan dan menghapus baris, menambahkan pemformatan ke sel, dan menambahkan lembar kerja baru.
Dalam contoh ini, manajer tim saya meminta saya untuk menyisipkan kolom baru di antara setiap kolom yang ada sehingga dia dapat menambahkan beberapa komentar analitis. Pertama, saya akan mengklik kanan header kolom C untuk memilih seluruh kolom, dan klik “Sisipkan” untuk menambahkan kolom di antara kolom B dan C.
Sekarang, saya akan memilih kolom E.
Saat saya menekan F4, kolom baru akan ditambahkan di antara kolom C dan D, dan saya kemudian dapat melakukan hal yang sama dengan kolom lainnya.
Ini menyelamatkan saya dari keharusan mengklik Sisipkan setiap kali dan membantu saya menghindari metode rawan kesalahan dalam memilih semua kolom yang relevan terlebih dahulu. Ingat, tip ini dapat digunakan untuk mengulangi tindakan apa pun di Excel, jadi silakan mencobanya!
5 Sisipkan, Centang, dan Hapus Centang Banyak Kotak Centang Secara Bersamaan
Alat kotak centang Excel, yang ditambahkan ke program pada bulan Juni 2024, sangat bagus untuk membuat daftar periksa, melacak kemajuan tugas, dan memvisualisasikan data dalam sekejap.
Untuk menambahkan kotak centang, klik “Kotak Centang” di tab Sisipkan pada pita. Jika Anda tidak melihat opsi kotak centang, sesuaikan pita Anda atau gunakan kotak pencarian Excel di bagian atas jendela.
Untuk menambahkan beberapa kotak centang ke beberapa sel sekaligus, pilih sel yang relevan terlebih dahulu, dan Kemudian klik “Kotak Centang” di tab Sisipkan.
Meskipun Anda dapat menggunakan mouse untuk mencentang dan menghapus centang pada kotak-kotak ini, hal ini akan memakan waktu lama jika Anda ingin mencentang atau menghapus centang pada banyak kotak teks secara bersamaan. Sebagai gantinya, pilih semua sel yang berisi kotak centang yang ingin Anda centang atau hapus centangnya, lalu tekan Spacebar.
6 Tambahkan Tanggal dan Waktu Saat Ini (Tetap).
Fungsi tanggal dan waktu Excel—seperti SEKARANG dan HARI INI—sangat bagus untuk mengembalikan waktu dan tanggal yang diperbarui setiap kali Anda melakukan tindakan di Excel (juga dikenal sebagai fungsi volatil).
Namun, terkadang, Anda mungkin lebih memilih untuk menambahkan tanggal dan waktu saat ini sebagai stempel waktu tetap, seperti saat Anda menandai waktu penyelesaian tugas. Anda dapat melakukan ini menggunakan pintasan keyboard sederhana:
- Tekan Ctrl+; untuk memasukkan tanggal sekarang.
- Tekan Ctrl+Shift+; untuk memasukkan waktu saat ini.
- Tekan Ctrl+; > Spasi > Ctrl+Shift+; untuk memasukkan tanggal dan waktu saat ini bersama-sama dalam sel yang sama.
7 Gandakan Jendela Excel
Jika Anda mengerjakan lembar kerja yang besar, akan berguna untuk melihat area yang berbeda secara bersamaan. Demikian pula, Anda mungkin merasa berguna untuk melihat dua tab sekaligus, sehingga Anda tidak perlu mengklik bolak-balik di antara keduanya. Di sinilah alat Jendela Baru Excel—yang diakses melalui tab Tampilan di pita—berguna.
Saat Anda mengklik ikon ini, duplikat buku kerja Anda akan terbuka di jendela baru. Setiap perubahan yang Anda buat pada satu salinan akan secara otomatis diperbarui pada salinan lainnya, dan Anda dapat menutup salinan asli atau duplikatnya saat Anda siap untuk kembali ke tampilan satu jendela.
Tekan Windows+Z untuk mengatur ulang tampilan jendela Excel duplikat di layar Anda.
Mempelajari tip dan trik Excel baru adalah salah satu cara untuk mengoptimalkan efisiensi dan alur kerja Anda. Namun, cara lain untuk menjadi seorang profesional Excel adalah dengan mengetahui banyak jebakan yang sering dialami orang-orang saat menggunakan program ini, yang berarti Anda dapat menghindari masalah yang sama saat Anda bekerja.
