Microsoft Forms berguna untuk membuat kuis, survei, dan tes langsung, dan antarmukanya yang cukup jelas menjadikannya alat yang populer. Namun, Anda mungkin tidak menggunakannya secara maksimal! Pada artikel ini, saya akan membagikan beberapa alat dan trik yang harus Anda gunakan untuk mendapatkan hasil maksimal dari program serbaguna ini.
1 Pertanyaan Cabang Berdasarkan Jawaban Sebelumnya
Anda dapat menentukan pertanyaan mana yang dilihat responden Anda bergantung pada jawaban yang telah mereka berikan. Dalam contoh ini, pertanyaan pertama meminta responden untuk memilih olahraga mana yang paling mereka ikuti.
Pertanyaan berikutnya yang perlu dijawab pengguna berkaitan langsung dengan apa yang mereka pilih untuk pertanyaan 1. Jika mereka memilih “sepak bola”, mereka perlu diarahkan ke pertanyaan 2, yang meminta mereka untuk menominasikan tim sepak bola favoritnya. Jika mereka memilih “hoki es”, mereka harus memilih tim hoki es favoritnya di pertanyaan 3, melewatkan pertanyaan 2. Terakhir, jika mereka memilih “bisbol”, mereka harus memilih tim bisbol favoritnya di pertanyaan 4, menghindari pertanyaan 2 dan 3.
Untuk melakukannya, pilih pertanyaan yang menentukan ke mana responden akan dibawa selanjutnya (dalam kasus saya, pertanyaan 1), dan klik tiga titik di pojok kanan bawah. Kemudian, klik “Tambahkan Percabangan”.
Sekarang, pilih pertanyaan mana yang harus ditujukan kepada orang yang mengisi formulir Anda, bergantung pada opsi mana yang mereka pilih.
Setelah responden memilih tim favoritnya (pertanyaan 2, 3, atau 4), bergantung pada olahraga yang dipilihnya (pertanyaan 1), saya ingin mereka melanjutkan ke pertanyaan 5, yang menanyakan seberapa sering mereka menghadiri venue olahraga untuk menonton. acara olahraga langsung. Artinya saya perlu menambahkan percabangan pada pertanyaan 2, 3, dan 4. Jika tidak, responden akan melihat pertanyaan yang tidak berhubungan dengan olahraga yang dipilihnya.
Setelah Anda selesai menambahkan semua opsi percabangan, klik “Kembali” di bagian atas jendela.
Terakhir, klik “Pratinjau” untuk memeriksa apakah percabangan Anda telah berhasil.
2 Salin Opsi Pilihan Ganda Dari Excel atau Word
Apakah Anda perlu memasukkan daftar pilihan yang panjang ke dalam pertanyaan pilihan ganda? Mengetik semua jawaban yang berbeda sebagai pilihan individu dapat memakan waktu lama dan kemungkinan besar mengakibatkan kesalahan.
Untungnya, jika Anda sudah mengetikkan daftar opsi di Excel atau Word, Anda bisa menyalin dan menempelkannya langsung ke Microsoft Forms.
Pertama, pastikan setiap opsi berada di baris terpisah di Excel atau paragraf baru di Word. Kemudian, pilih semuanya, dan tekan Ctrl+C.
Sekarang, buka formulir Anda di Microsoft Forms, klik “Tambahkan Pertanyaan Baru”, dan buat pertanyaan “Pilihan”.
Selanjutnya, ketik pertanyaannya, dan hapus Opsi 2 dengan mengklik ikon tempat sampah di sebelahnya.
Terakhir, pilih teks di bidang Opsi 1, dan tekan Ctrl+V.
Lihat bagaimana setiap item dalam daftar muncul secara ajaib sebagai opsi terpisah untuk dipilih responden!
3 Tetapkan Tanggal Mulai dan Berakhir
Jika Anda perlu menentukan jangka waktu untuk menerima pengiriman formulir, Anda dapat menetapkan tanggal mulai dan berakhir.
Misalnya, Anda mungkin telah selesai membuat formulir, dan Anda ingin membuat rencana terlebih dahulu dengan mengirimkannya ke semua orang yang perlu melengkapinya. Namun, mereka masih belum menerima informasi yang dapat membantu mereka menjawab pertanyaan, jadi Anda tidak ingin mereka merespons dulu.
Untuk melakukan ini, buka formulir yang relevan, dan klik “Pengaturan” di pita. Lalu, centang “Terima Tanggapan”. Ini adalah langkah penting, baik Anda menetapkan jangka waktu atau tidak, karena ini memastikan formulir dapat diakses.
Sekarang, centang “Tanggal Mulai” untuk menentukan tanggal dan waktu formulir Anda tersedia, dan centang “Tanggal Akhir” untuk menentukan tanggal dan waktu setelahnya orang tidak dapat lagi mengirimkan tanggapan.
Setelah Anda menetapkan tanggal dan waktu yang relevan, cukup klik “X”, dan pengaturan baru ini akan segera disimpan.
Terakhir, “Kumpulkan Tanggapan” dan salin dan tempel URL ke browser web Anda untuk memeriksa apakah penyesuaian Anda telah berfungsi seperti yang diharapkan. Misalnya, jika tanggal mulainya di masa depan, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa formulir tidak menerima tanggapan.
4 Acak Pertanyaan Anda
Ini adalah alat yang diremehkan namun memiliki banyak manfaat. Misalnya, jika Anda melakukan survei akademis, menampilkan pertanyaan Anda dalam urutan acak membantu mengurangi kemungkinan respons berpola, sehingga memberi Anda serangkaian hasil yang lebih akurat. Selain itu, jika Anda seorang guru, mengacak pertanyaan Anda berarti siswa Anda cenderung tidak dapat meniru jawaban satu sama lain!
Untuk mengaktifkan opsi ini, klik “Pengaturan” di pita formulir, dan centang “Pertanyaan Acak”.
Perhatikan bagaimana Anda dapat mengunci pertanyaan tertentu. Misalnya, jika Anda ingin responden mengetikkan nama dan tanggal lahir mereka di pertanyaan 1 dan 2 sebelum mereka menyelesaikan survei, Anda dapat menguncinya agar mereka tidak tersesat di antara pertanyaan-pertanyaan survei.
Setelah selesai, klik “X” di sudut kiri atas panel Pengaturan, dan pengaturan baru Anda akan langsung disimpan.
Meskipun responden Anda melihat pertanyaan dalam urutan acak, saat Anda melihat jawabannya, mereka akan berada dalam urutan yang Anda ketikkan saat membuat formulir.
Anda tidak dapat mengacak pertanyaan jika Anda memiliki beberapa bagian atau halaman di formulir Anda. Anda juga harus menghindari pengacakan jika Anda telah menggunakan percabangan—percabangan lebih menyukai pertanyaan berurutan, sedangkan pengacakan menghilangkan urutan logis ini sama sekali.
5 Tampilkan Pesan Setelah Selesai
Secara default, responden Anda akan melihat pesan yang mengatakan “Tanggapan Anda telah dikirimkan” ketika mereka telah melengkapi dan mengirimkan formulir, dan Anda tidak perlu melakukan apa pun untuk mengaktifkan proses ini.
Namun, mengapa tidak membuat pesan Anda lebih pribadi dan profesional? Mungkin Anda dapat menyertakan catatan yang memberi tahu responden siapa yang harus mereka hubungi jika mereka mempunyai pertanyaan tentang survei, pengumuman tentang kapan hasilnya akan dipublikasikan, atau bahkan permainan kata-kata ringan tentang isi formulir yang baru saja diisi oleh responden.
Klik “Pengaturan” di bagian atas jendela Microsoft Forms, lalu gulir ke bawah dan centang “Sesuaikan Pesan Terima Kasih.” Kemudian, ketikkan pesan pribadi yang akan dilihat responden ketika mereka mengirimkan jawabannya, dan klik “X” di pojok kanan atas untuk menyimpan perubahan ini.
Berikut ini contoh pesan yang disesuaikan dan tampilannya bagi pengguna akhir.
Pesan terima kasih hanya boleh berupa teks biasa (dengan kata lain, tanpa hyperlink atau gambar), dan Anda dapat menggunakan hingga 4.000 karakter.
6 Putuskan Apakah Responden Dapat Menyimpan dan Mengedit Jawabannya
Opsi terakhir di menu Pengaturan memungkinkan Anda memutuskan apakah orang dapat menyimpan tanggapan mereka ke akun Microsoft Forms mereka sendiri. Terlebih lagi, jika dicentang, opsi lain akan muncul yang memberi Anda opsi untuk mengizinkan responden mengedit tanggapan mereka.
“Izinkan Responden Menyimpan Tanggapannya” mengaktifkan tombol “Simpan Tanggapan Saya” yang memungkinkan responden menyimpan salinan jawaban formulir mereka saat diserahkan. Ketika mereka mengklik tombol ini, mereka akan dapat mengakses tanggapan mereka melalui tab Formulir yang Diisi di akun Microsoft Forms mereka (jika ada). Namun, itu tidak berarti mereka dapat menyimpan dan melanjutkan.
Di sisi lain, mencentang “Izinkan Responden Mengedit Tanggapannya” akan mengaktifkan tombol bertuliskan “Simpan Tanggapan Saya Untuk Diedit” saat mereka mengirimkan formulir. Jika mereka mengklik tombol ini, mereka akan dapat memuat respons mereka melalui tab Formulir yang Diisi di Microsoft Forms, dan mereka juga akan melihat tombol tambahan di bagian atas layar yang bertuliskan “Edit Respons”.
Anda dapat mencentang dan menghapus centang opsi ini kapan saja untuk mengubah izin responden. Misalnya, jika Anda menghapus centang “Izinkan Responden Menyimpan Tanggapannya” setelah mencentangnya sebelumnya, responden akan diberi tahu bahwa URL tersebut tidak valid jika mereka mencoba meninjau kembali jawabannya. Demikian pula, jika Anda memilih untuk memeriksa ulang opsi ini, responden yang sebelumnya menyimpan formulir akan dapat mengakses jawabannya sekali lagi.
Setelah Anda membuat formulir dan menerapkan pengaturan dan alat yang Anda pelajari di artikel ini, duplikat formulir Anda sehingga Anda dan orang lain dapat menggunakannya sebagai template untuk survei dan kuesioner di masa mendatang.
